Prosedur pembayaran atau penerimaan melalui kas

 MAKALAH ADMINISTRASI KEUANGAN

SMK NEGERI 3 BANJARMASIN

A.              PENGERTIAN KAS

·   Menurut Kamus Besar Indonesia, kas adalah tempat penyimpanan uang, tempat membayar, atau menerima uang, dan peri kayu sebagai alat untuk mengirim barang.

·   Menurut James Cashin, kas adalah alat penukar berupa uang kertas, uang logam, deposito yang segera dapat ditarik, rekening giro, dana kas kecil, bank draft, cek, cek pribadi, dan alat penukar uang atau money order.

·   Menurut pengertian akuntansi, kas adalah alat pertukaran yang diterima untuk melunasi utang atau kewajiban membayar, dapat diterima sebagai setoran ke bank dengan jumlah sebesar nominalnya, termasuk juga simpanan di bank yang dapat diambil sewaktu-waktu.

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa kas dapat berisi uang tunai dan kertas-kertas berharga yang bernilai uang. Dengan demikian, pengurusan kas tidak hanya mengurus uang tunai semata yang digunakan sebagai alat pembayaran lainnya, tetapi mengurus pula kertas berharga yang bukan  berwujud uang tunai.

1.     Ciri-ciri kas adalah :

Dapat digunakan segera sebagai alat bayar sebesar nilai nominalnya, sedangkan alat bayar yang tidak dapat digunakan segera sebagai alat bayar dan tidak sesuai dengan nilai nominalnya tidak dapat di golongkan sebagai kas,seperti : Cek mundur, deposito berjangka, surat berharga dan lain-lain.

Fungsi kas dalam suatu perusahaan sangat penting, karena hampir setiap kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan selalu berkaitan dengan kas. Maka TANPA KAS PERUSAHAAN TIDAK AKAN BERJALAN DENGAN LANCAR.

Yang termasuk kas :

·         Uang kertas dan logam

·         Check dan bilyet giro

·         Simpanan di bank dalam bentuk giro

·         Traveler’s cheque : check yang dikeluarkan untuk perjalanan

·         Money Order : surat perintah membayar sejumlah uang tertentu berdasarkan keperluan pengguna

·         Bank draft : yaitu cek atau perintah membayar dari suatu bank yang mempunyai rekening di bank lain, yang dikeluarkan oleh permintaan seseorang atau nasabah melalui penyetoran lebih dulu di bank pembuat.

Kas terbagi menjadi dua yaitu, kas  kecil dan kas besar. Berikut pengertiannya:

1. Kas Kecil adalah kas yang digunakan untuk melakukan pembayaran atas pengeluran-pengeluaran kecil/rutin perusahaan/instansi dan meliputi jumlah yang relatif kecil. Kas kecil biasanya digunakan untuk membiayai hal-hal yang sifatnya rutin dan relatif kecil, misalnya dibawah Rp 2.000.000,-. Dana kas kecil dipisahkan dari kas besar dan diserahkan kepada seorang kasir kas kecil, yang akan mempertanggungjawabkan setiap pengeluaran. Adapun pemengang kas kecil bisa diserahkan kepada staf yang ada di unit-unit kerja.

Kas kecil ini biasa disimpan di dalam cash register, dan besarnya jumlah kas kecil berdasarkan kebutuhan atau pengeluaran yang sifatnya relatif tetap dari masing-masing unit kerja dalam jangka waktu tertentu.

2. Kas Umum  adalah kas yang digunakan untuk melakukan semua penerimaan kas dan pengeluaran kas yang jumlahnya relatif besar, misalnya hutang dagang, biaya gaji, pembelian barang/alat berat dan lain-lain.

B.     Pengertian Penerimaan Kas

Penerimaan Kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan penerimaan uang dari penjualan tunai atau dari piutag yang siap dan bebas digunakan untuk kegiatan umum perusahaan. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas adalah proses aliran kas yang terjadi di perusahaan adalah terus menerus sepanjang hidup perusahaan yang bersangkutan masih beroperasi. Aliran kas terdiri dari aliran kas masuk dan aliran kas keluar.

Berdasarkan pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi penerimaan kas adalah suatu kesatuan untuk mengumpulkan, mencatat transaksi yang dapat membantu pimpinan untuk menangani penerimaan perusahaan.

1.   FUNGSI PENERIMAAN KAS

Pada umumnya fungsi penerimaan kas pada organisasi perusahaan mencakup kepengurusan kas secara fisik dan administrative. Menurut Smith and Skousen dalam bukunya yang berjudul “Intermediate Accounting” fungsi kas adalah sebagai berikut: “ The standard of medium of exchangeis cash. Even if cash is not directly involved intransaction, if provides the basis for measurement and accounting for all others item” Menurut Smith and Skousen fungsi kas  adalah meskipun kas tidak terlibat langsung dalam suatu transaksi, tetapi akan menjadi data untk megukuran dan akuntansi untuk semua bagian lain.

2.   TUJUAN PENERIMAAN KAS

Menurut Committee On Sponsoring Organizing (COSO) dalam bukuanya yang berjudul “Auditing” (2003;138) mengemukakan tujuan kas adalah sebagai berikut: Kendalan Laporan Keuangan Kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku Efektivitas dan efisiensi operasi “. Karena tidak semua tujuan pengendalian intern tersebut relevan pengendalian atas laporan keuangan, tanggung jawab auditor dalam mematuhi standar pekerjaan lapangan kedua bagian.

Tujuan dibentuknya Kas Kecil

Untuk menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dilakukan oleh suatu bagian di kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:

1.      Untuk menghindari cara-cara pembayaran pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak, yang tidak ekonomis dan tidak praktis.

2.      Meringankan beban para staf dalam memberikan pelayanan secara optimal kepada pelanggan termasuk relasi bisnis pimpinan. Contoh :

Pimpinan kedatangan tamu mendadak dan untuk menjamu tamunya rasanya tidak ekonomis dan tidak praktis kalau stafnya melakukan pembayaran pengeluaran dengan cek.

3.      Untuk mempercepat kegiatan atasan yang mempergunakan dana secara mendadak dan tidak terencana.

Pembayaran melalui Kas Kecil

Setiap pengeluaran dana kas kecil harus mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang. Bukti pengeluaran nya harus disimpan bersamaan dengan sisa uang yang ada pada cash box, karena pemegang kas kecil harus dapat mempertanggungjawabkan uang yang diserahkan. Jadi pemengang kas kecil harus membuat bukti pembukuan (Voucher) sehingga pemengang kas kecil dapat membuktikan dan menunjukkan uang yang tersisa ditambah dengan seluruh jumlah pengeluaran yang tertera dalam bukti pengeluaran berjumlah sama dengan jumlah keseluruhan.

Bukti pembukuan kas kecil (voucher) harus mencantumkan secara jelas nomor vocher, empat, tanggal pengeluaran, pihak yang dibayar, pihak yang menerima pembayaran , perkiraan, jumlah barang, harga, nama dan tandatangan pihak yang berwenang.

PEMBAYARAN MELALUI KAS KECIL DILAKUKAN UNTUK HAL-HAL SBB:

1.      Pengeluaran kas kecil, biasanya sudah ditentukan batas maksimum setiap terjadi pengeluaran-pengeluaran

2.      Pengeluaran kas kecil tidak dibolehkan untuk pemberian pinjaman pada staf

3.      Bukti pengeluaran kas kecil harus ditandatangani oleh pemengang kas kecil

4.      Bila ada bukti-bukti pembayaran, seperti kwitansi, faktur atau bukti-bukti pendukung lainnya harus dilampirkan pada bukti pengeluaran kas.

PENGISIAN KAS KECIL

Jadi bila jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil sudah menipis, maka dana harus diisi dengan cara :

1.      Pemegang kas kecil mengajukan permintaan pada bendahara kas

2.      Pemegang kas kecil menyiapkan daftar pengeluaran yang dilampiri bukti-bukti pengeluaran kas kecil.

3.      Apabila sudah sesuai dengan ketentuan, maka bendahara kas akan memberi tanda persetujuan pada formulir permintaan dan memberikan dana sebesar jumlah kas kecil yang telah dikeluarkan.

Prosedur pembayaran atau penerimaan melalui kas, yaitu sebagai berikut :

vStaf aministrasi kantor atau sekertaris membuat permohonan pengisian dana kas kecil (mengisi formulir pengajuan dana kas kecil) kepada bagian keuangan atau bendahara perusahaan dengan melampirkan pembukuan kas kecil bulan sebelumnya yang telah disetujui oleh pimpinan.

v Jika permohonan disetujui, administamnya yang telah disetujui oleh pimpinan.

v Jika permohonan disetujui, administasi kantor atau sekertaris menerima dana pengisian kas kecil dari bendahara perusahaan berupa uang tunai atau cek.

v Staf administrasi kantor atau sekertaris mencatat penerimaan dana tersebut ke dalam Buku Kas Masuk , ditandatangani oleh administrasi kantor atau sekertaris dan kasir atau bendahara serta diketahui oleh pimpinan dari kantor atau sekertaris tersebut, serta dilampiri dengan fotocopy cek (bila menggunakan cek). Berilah nomor urut berdasarkan tanggal.

v Catat pemasukan kas ke dalam buku kas.

v Uang disimpan dalam tempat yang aman. Ditaruh dalam peti yang khusus yang berukuran kecil (kotak kas kecil atau cash box, kemudian disimpan dalam lemari yang terkunci.

v Bukti Kas Masuk disimpan dalam ordner (map besar untuk menyimpan surat).

v Staf administrasi kantor atau sekertaris dapat mengeluarkan dana kas kecil sesuai dengan keperluan atasan atau pimpinan. Staf administrasi kantor atau sekertaris harus dapat mengelola dan mencatat penggunaan dana kas kecil sebaik-baiknya. Segala pengeluaran harus ada bukti-bukti yang dapat dipertanggung jawabkan serta sah menurut hukum.

v Setiap terjadi pengeluaran, administrasi kantor atau sekertaris harus mencatat pengeluaran tersebut kedalam Bukti Kas Keluar, kemudian satukan Bukti Kas Keluar dengan bukti transaksi penggunaan uang seperti nota, faktur dan kuitansi. Berilah nomor bukti secara urut berdasarkan tanggal.

v Minta tanda tangan pimpinan pada Bukti Kas Keluar.

v Catat dan masukkan data Bukti Kas Keluar kedalam Buku Kas sesuai dengan system yang digunakan.

v Simpan semua dokumen pengeluaran pada ordner.

v Buat laporan pertanggung jawaban penggunaan kas kecil lengkap dengan bukti-bukti transaksinya. Laporan ini harus mendapat persetujuan pimpinan yang selanjutnya akan dilaporkan ke bagian keuangan untuk mendapatkan kembali pengisian dana kas kecil berikutnya, begitu juga seterusnya.