Tata ruang kantor

1. Manajemen perkantoran dikutipkan dalam beberapa rumusan
 George R. Terry
Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganosaslan pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.
•William Leffingwell dan Edwin Robinson
Manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, bilamana dan dimanapun pekerjaan harus dilakukan.
•Millis Geoffrey
Manajemen kantor adalah seni membimbing personil kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan.

2. Aspek-aspek manajemen perkantoran
Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antaras lain:
1. Manajemen dan pengarahan
2. Tata laksana/penyelenggaraan
3. Pelaksana secara efisien
4. Manajemen
5. Pengawasan
6. Pengendalian dan pengawasan
7. Pengarahan dan pengawasan
8. Pengarahan
9. Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian

Faktor-faktor menurut Edwin Robinson menyebutkan :
1. pegawai
2. Material perlengkapan
3. Persayaratan
4. Metode
Sedangkan fungsi-fungsi yang terkait lainnya menurut H.Mac Donald (office management) bertalian dengan 6 hal yaitu :
1. Kepegawaian perkantoran (office personel)
2. Metode perkantoran (office methods)
3. Perlengkapan perkantoran (office equipment)
4. Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)
5. Biaya perkantoran (office costs)
6. Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)

perincian selengkapnya mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey meliputi :
1. Ruang perkantoran (office space)
2. komunikasi (communications)
3. kepegawaian kantor (office personnel)
4. perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)
5. peralatan dan mesin (appliance and machine)
6. perbekalan dan alat tulis (supplies and stationery)
7. metode (methods)
8. tata warkat (records)
9. kontrol pejabat pimpinan (executive controls)

Suatu ruang kantor yang efisien tidak tercipta dengan sendirinya, melainkan hasil dari perencanaan yang tepat. Seseorang atau tim yang bertanggung jawab dalam merancang ruang kantor harus memahami bahwa pemakaian ruangan suatu kantor merupakan proses yang berjalan terus berkelanjutan mengikuti beragam kebutuhan dan tuntutan. Setiap komponen-komponen pekerjaan, seperti: pekerjaan itu sendiri, prosesnya, perlengkapannya, ruang-ruangnya, lingkungan (fisik) disekitarnya, serta para pegawainya merupakan suatu kesatuan yang saling berhubungan (koordinasi) (Huffman, 1980: 300).

Fungsi dan tujuan perencanaan tataruang kantor diantaranya adalah:
(1) untuk menghasilkan lebih banyak pekerjaan dengan biaya serendah-rendahnya;
(2) mengurangi waktu yang diperlukan untuk suatu pekerjaan dengan memperbaiki alur pekerjaan; serta
(3) memperbaiki semangat bekerja para pegawai dengan menyiapkan suasana kerja yang lebih memuaskan (Komaruddin, 1986: 142).

Oleh karena itu, ruang kantor yang ditata dengan baik akan dapat:
(1) mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondar-mandir yang semestinya tidak perlu;
(2) menjamin kelancaran alur pekerjaan;
(3) memungkinkan pemakaian ruang kerja lebih efisien;
(4) kesehatan dan kepuasan pegawai terpelihara;
(5) pengawasan terhadap pekerjaan lebih mudah;
(6) memberikan kesan yang baik kepada tamu yang datang; serta
(7) memberikan kemungkinan perubahan ruang kantor jika sewaktu-waktu diperlukan (The Liang Gie, 1991: 188-9).

PENATAAN RUANG KANTOR
Ada 2 perumusan tentang defenisi tata ruang kantor yaitu :

1. Penataan kantor sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia.

2. Penataan kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan penggunaan secara terperinci dari sebuah ruang untuk penggunaan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang sehemat-hematnya.

PEDOMAN DALAM MENYUSUN TATA RUANG KANTOR
1. Pekerjaan dikantor dalam proses pelaksanaan dapat menempuh jalan terpendek.
2. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secar lancar.
3. Segenap ruang dipergunakan secara efisien
4. pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung dengan baik
5. pihak luar yang datang ke kantor tersebut mendapat kesan yang baik tentang kantor tersebut.
6. Susunan tempat kerja dapat diubah sewaktu-waktu diperlukan.

AZAS-AZAS PENATAAN RUANG KANTOR YANG BAIK
Terdapat kurang lebih empat azas pokok dalam penataan ruang kantor yang baik.
1. Azas jarak terpendek ialah suatu tata letak ruang kantor yang terbaik dimana memungkinkan proses penyelesain suatu pekerjaan dapat dilakukan sependek-pendeknya atau dengan waktu yang efektif. 

2. Azas rangkaian kerja ialah penempatan para karyawan dan alat-alat kantor yang dirunut rangkaiannya agar sejalan dengan urutan penyelesaian pekerjaan. Azas rangkain kerja juga merupakan kesinambungan azas jarak terpendek karena dengan tata letak suatu ruang yang baik, akan memudahkan karyawan menjangkau alat pekerjaan yang dibutuhkan sehingga pekerjaan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien.

3. Azas penggunaan segenap ruangan ialah azas dimana suatu tata ruang kantor mempergunakan sepenuhnya ruang kantor termasuk di dalamnya secara vertical ke atas dan ke bawah. Azas ini menggunakan sistem pemaksimalan suatu ruangan. Azas ini sangat baik digunakan terutama bagi suatu ruang kerja yang kecil namun menuntun tempat penyimpanan yang cukup luas. Penggunaan secara maksimal ruang kantor dari atas ke bawah, atau begitu pun sebaliknya, merupakan cara yang baik dilakukan sesuai azas penggunaan segenap ruang ini.

4. Azas perubahan. Perubahab susunan ruang kerja dapat dilakukan apabila tata letak suatu ruang kerja diharuskan untuk berubah karena alasan-alasan 3 hal di atas. Perubahan tata letak kantor dapat digunakan untuk membuat suasana baru dalam suatu kantor. Azas-azas ini pun selaras sejalan dengan besar-kecil berat-ringan perabotan ruang kerja yang digunakan.

ADA 2 MACAM TATA RUANG KANTOR YAITU :
1. Tata ruang kantor terpisah yaitu susunan ruangan untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa satuan yang dibagi-bagi karena keadaan gedung yang terdiri atas kamar-kamar

2. Tata ruang kantor yang terbuka yaitu Ruangan kerja yang dipisah-pisahkan tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka.
2. PENGOORDINASIAN
• Merupakan suatu kegiatan untuk menjamin kerja sama dan partisipasi sejumlah kegiatan kantor
• Salah satu tolak ukur keberhasilan pemimpin adalah keberhasilannya dalam mengoordinasikan segala kegiatan yang diperlukan.

3. PENGAWASAN KANTOR
(PENGENDALIAN KANTOR)
– Merupakan salah satu fungsi dari rangkaian proses manajemen kantor
– Meliputi seluruh kegiatan pimpinan organisasi kantor yang meneliti, menyesuaikan, dan mengoreksi kegiatan ketatausahaan agar pelaksanaan tepat seperti rencana
LANGKAH-LANGKAH DALAM MERANCANG TATA RUANG KANTOR
1. Hendaknya dibuat gambar denah kantor yang bersangkutan dengan skala 1 : 40
2. Mempelajari segenap pekerjaan yang termasuk dalam lingkungan kantor, hendaknya semua aktivitas perkantoran dicatat.
3. Menyusun letak meja-meja kerja untu para pegawai
4. Tata ruang dirancang dengan menjejerkan guntingan-guntingan gambar meja dan kursi diatas gambar denah. Apabila sudah diperoleh tata ruang yang terbaik. Lekatkanlah guntingan-guntingan gambar tersebut pada gambar denah tadi.

KEEFEKTIVITASAN TATA RUANG KANTOR TERBUKA
1. Memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap pegawai
2. lebih memudahkan hubungan antar para pegawai
3. Lebih memudahkan tersebarnya cahaya dan perubahan udara
4. Jika terjadi penambahan pegawai/perabot kantor, tata ruang yang terbuka lebih mudah menampungnya.

TEHNIK UNTUK MENCAPAI SUATU TATA RUANG KANTOR YANG BAIK ADALAH :
1. Meja-meja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang sama.
2. Pada tata ruang yang terbuka susunan meja-meja itu dapat terdiri atas beberapa baris.
3. Diantara baris-baris meja disediakan lorong-lorong untuk keperluan lalu lintas pegawai yang biasanya berjarak 120 cm
4. jarak antara satu meja dengan meja yang dimuka / dibelakng selebar 80 cm
5. pengawas kantor ditempatkan dibelakang para pegawainya.

FAKTOR-FAKTOR LAIN YANG BERHUBUNGAN DENGAN
TATA RUANG KANTOR
1. Cahaya.
Cahaya yang abadi / permanen : matahari dan cahaya buatan seperti lampu-lampu
Menurut penelitian cahaya matahari mampu menembus 5-7,5 meter dalam ruangan.
Cahaya terbagi 4 yaitu
• Cahaya langsung seperti lampu-lampu
• Cahaya setengah langsung biasanya dibuat penopang lampu dengan kaca
• Cahaya setenagh tak langsung
• Cahaya tak langsung. penerangan lampu yang terbaik adalah cahaya tak langsung karena akan memelihara kesejukan mata.
2. Warna
Warna merupakan faktor yang penting untuk mempengaruhi keadaan jiwa pegawai.
Menurut ahli ada 3 warna pokok yaitu : merah, kuning dan biru.
• Merah yaitu menggambarkan panas dan kegemparan pekerja, dapat menimbulkan emosi
• Kuning yaitu menggambarkan kehangatan matahari, merangsang mata dan syaraf, dapat menimbulkan perasaan riang gembira
• Biru yaitu menggambarkan kelembutan langit dan samudra, menyejukkan, keleluasaan, dan ketentraman. Pengaruh warna biru dapat mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah.
Menurut penelitian warna-warna yang digunakan dengan gedung perkantoran yaitu :
88% warna putih
88% campuran warna puutih dan hijau
83 % warna abu-abu
81 % warna gading
Warna yang tepat untuk suatu kantor tergantung pada macam dan sifatnya pekerjaan di kantor yang bersangkutan.
Jika pekerjaan membutuhkan ketenangan sebaiknya dipakai warna biru pada dinding kantor
Jika pekerjaan merupakan produktivitas diperlukan warna putih
3. Udara.
Udara untuk AC diruangan kantor biasanya dipakai 270 C, usaha-usaha yang dibuat yaitu :
Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC atau kipas angin
Mengusahakan sebanyak mungkin peredaran udara dalam ruangan kerja
Mengatur pemakaian kerja yang dipakai oleh para pekerja
4. Suara
 Suara yang gaduh dapat mengganggu efisien kerja
Suara dapat dikurangi dengan lubang-lubang pentilasi agar suara terbawa angin keluar.

TUJUAN TATA RUANG KANTOR

Dengan penggunaan ruang yang baik proses alur pekerjaan yang efektif dan efesien, maka tujuan tata ruang kantor adalah sebagai berikut :

I. The Liang Gie

• Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin.
• Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar
• Kesehatan dan kepuasaan bekerja para pegawai dapat terpelihara
• Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan
• Seluruh ruang dipergunakan secara efesien untuk keperluan pekerjaan
• Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi tersebut2
• Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperluka (The Liang Gie, 1988:207)

II. Geofrey Mills dan Standingford

Dua orang ahli dari Inggris menegaskan bahwa tujuan tata ruang kantor yang baik bagi suatu kantor adalah :

• Persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi
• Setiap ruangan dipergunakan sehingga bermanfaat besar
• Kondisi kerja yang baik disediakan bagi setiap orang
• Memudahkan pengawasan untuk dapat melihat staf yang bekerja
• Rasa memiliki dan loyalitas pada kelompok kerja terpelihara
• Komunikasi  dan arus kerja diperlancar
• Operasi yang bising dan mengganggu dipisahkan tersendiri
• Saling mengganggu antar pegawai dihindarkan
• Menyediakan pelayanan yang baik, misalnya listrik, telepon
• Memberikan keamanan (The Liang Gie, 1988:208)

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa tujuan tata ruang kantor :

• Memperlancar jalannya pekerjaan yaitu segenap ruangan digunakan secara efesien untuk keperluan pekerjan
• Menambah semangat kerja pegawai
• Memberikan kesan yang baik bagi para tamu yang datang mengunjungi kantor
• Mempermudah pengawasan

Penataan Tata Ruang Kantor Presentation Transcript

PENATAAN TATA RUANG KANTOR

• Pemeliharaan Lingkungan Kantor1. Ruang untuk beribadah2. Dapur3. Gedung4. Kantin5. Ruang Istirahat6. Aula Olahraga7. Taman
• Cont….8. Jaringan komunikasi dalam organisasi  Pembagian organisasi  Kantor pribadi dan umum  Persyaratan tata ruang  Area khusus
• Cont…Area khusus Reception areav Ruang dewan atau konferensi Ruang komputer Ruang surat Ruang percetakan dan duplikasi Area pusat pencatatan Pertimbangan keamanan Konstruksi bebas hambatan Perluasan Kondisi lingkungan Perlengkapan dan peralatan Pembiayaan dalam ruang perkantoran
• Penghematan GerakPenghematan dalam gerak merupakan salahsatu faktor yang penting dalam menunjangpencapaian efisiensi kerja.Penghematan gerak dapat meminimalkankegiatan kerja yang tidak perlu dan tentunyaakan menghemat tenaga karyawan yangsedang bekerja
• Penghematan Gerak• Cara yang paling mudah• Cara yang paling ringan• Cara yang paling tepat• Cara paling dekat• Cara paling murah
• Unsur-unsur PenghematanGerak• Menghilangkan unsur-unsur gerak yang tidak diperlukan• Menyederhanakan unsur-unsur gerakan yang perlu• Mengatur kembali unsur-unsur gerak yang diperlukan sedemikian rupa sehingga menghasilkan rangkaian gerak yang berulang, sederhana, sesingkat mungkin
• Asas-asas Penghematan Gerak• Asas Penghapusan• Asas Penggabungan
• Prinsip Penghematan Gerak• Mencari • Mengumpulkan• Memilih • Memisahkan• Mencekau • Menggunakan• Berjalan tanpa muatan • Keterlambatan yang tak• Berjalan dengan muatan dapat dihindari• Memegang • Keterlambatan yang• Melepaskan muatan dapat dihindari• Meletakan • Merencanakan• Meletakan dengan • Istirahat melepas lelah keadaan siap• Memeriksa
• Penerapan Penghematan Gerak• Pikiran : untuk mencapai cara yang termudah• Tenaga : untuk mencapai cara yang teringan• Waktu : untuk mencapai cara yang tercepat• Ruang : untuk mencapai cara yang terdekat• Benda : untuk mencapai cara yang termurah